Hur lyckas man med konferensen?

Planera i god tid
För att så många som möjligt ska kunna medverka under konferensen så är det viktigt att sätta ett datum en god tid innan, och på så sätt blir det enklare att ändra om i planeringen om det skulle krävas.

Välj rätt anläggning och läge
Är det många deltagare som kommer med bil så skulle vi rekommendera en anläggning där det finns många fria parkeringar runt omkring. Kommer deltagarna å andra sidan med tåg eller buss så är det smidigt att välja en anläggning som ligger centralt och som har nära till tåg- och busstation.

Rätt konferensrum
Tänk på att boka rätt konferensrum för ert ändamål. Konferensrum med runda stora bord passar tex perfekt för en workshop eller för ett möte där man vill kunna se alla som deltar. Behöver du hjälp med att koppla upp dig på wi-fi eller hjälp med att koppla in datorn till skärmen så välj ett ställe där personalen snabbt kan hjälpa till.

Tänk på allergier
Ta reda på om det finns några allergier bland deltagarna, gärna i god tid. Och se till att meddela personalen på plats om eventuella allergier så de kan ha det i åtanke när de fixar med tex fika eller lunch till deltagarna.

Mjukstarta mötet
Ta en kopp kaffe och små snacka lite innan mötet drar igång på riktigt, för att mjuka upp deltagarna och få dem ännu mer taggade på ett givande möte.

Ha en tydlig agenda
Det är viktigt att ha en tydlig agenda för mötet, på så sätt glöms inget bort och ni kan beta av allt i en jämn takt. Glöm dock inte bort att ha utrymme i agendan för frågor och diskussioner. Försök också att hålla er till agendan och inte sväva iväg för mycket.

Ta pauser
Regelbundna pauser är viktigt för att kunna ladda om, kanske ta lite frisk luft för att piggna till, annars är det enkelt att man svävar iväg i sina fantasier och blir trött. Och det vill man inte bli under ett viktigt möte!

Våga ha kul
Samtidigt som det är viktigt att fokusera på mötet så är det lika viktigt att kunna ha en avslappnad och trygg miljö, där man kan vara sig själv utan att vara rädd för att dömas.

Ladda med bra energi och mindre socker
Det är inte sällan som energin dippar under ett långt möte. Då är det viktigt att ladda upp med bra mat och snacks, så som mackor och frukt. Försök att undvika snabbmat och saker som innehåller en massa socker.

Använd er utav de hjälpmedel som finns på plats
Finns det möjlighet till att koppla upp sig på en tv-skärm eller finns där en whiteboard? Använd er utav de hjälpmedel som finns tillgängliga för att lätt förmedla och utbilda!

Följ upp
Efter konferensen eller mötet kan det vara bra att följa upp vad som sas och vad som var bra/kan göras bättre till nästa gång. Tillsammans kan ni skapa den optimala konferensen.

Följ dessa tips så lovar vi att ni kommer lyckas med era konferenser!

Vill ni se om er konferens passar i något av våra konferensrum så hittar ni dom här.